היי לכולם אנחנו מתקרבים לסיומה של שנת 2022 ובפתח של שנת 2023 ( עוד יותר נכון כשמדברים על סוף שנה עברית בעוד שבוע ממש )...
הפעם, אני אקדיש פודקאסט זה לנושא כאוב שמהכרותי עם כ 3000 בעלי עסקים להם ייעצתי, מרביתם המוחלט לוקה בחסר וזה הנושא של בניית תוכנית עבודה לעסק.
במהלך 22 השנים שבהן אני מייעץ לבעלי עסקים קטנים, נתקלתי פעמים אינספור בבעלי עסקים שאין להם שום סיכוי להצליח כי הם חסרים מספר מרכיבים קריטיים.
אחד המרכיבים שחסר להם זו תוכנית עבודה מפורטת ומסודרת.
עסק ללא תוכנית עבודה, משול לספינה בים ללא הגה. הספינה פשוט שטה להיכן שהיא רוצה ולא להיכן שהקברניט רוצה. ללא תוכנית עבודה, נעסוק כל הזמן בכיבוי שריפות ולא נתקדם. זה כמו לנסוע ברכב למקום שאתם לא מכירים מבלי להשתמש במפה או בווייז. ( יהיה בסדר זו לא תוכנית עבודה )
איך בונים תוכנית עבודה?
הדבר הראשון שצריך לעשות זה לבדוק את חזון העסק. בחזון אין מספרים כמותיים או יעדים, ותוכנית העבודה היא בעצם תרגום של החזון לכמויות, יעדים ולוחות זמנים.
איך מכניסים יעדים כמותיים לתוכנית העבודה? יש כמה שיטות שיעזרו לכם לבנות תוכנית עבודה שנתית.
· ניתן להסתמך על הביצועים של שנה שעברה ולקבוע למשל שהיעד שלנו מבחינת מכירות הוא לעלות ב 20% את היקף המכירה. ( יכול להיות כל מספר אחר).
מה קורה אם מדובר בעסק חדש שאין לו היסטוריה, ניתן אז להתבסס על המקובל בשוק או אצל המתחרים או מה שידוע בענף.
· תוכנית העבודה מפרטת את הדרך להגיע ליעדים וליעדי משנה על פי תחומים:
פיננסי ( הגדלת היקף הפעילות ב 15%/השקעות בעסק, (לשים יעדים בשיווק ומכירות כמו כניסה לפלח שוק של לקוחות שלא עבדנו איתם בשנה שעברה, יעדים בכוח האדם שלנו ( הגדלה או הקטנה ), יעדים בתחום הייצור אם יש, יעדי הדרכות וכו'.
בשיווק למשל, ניתן להיכנס לרזולוציות כמו : שיפור ביחס בין לידים וסגירות, כמות שיחות הטלפון שמיועדות למכירות, או כמות ביקורי השטח, או יחס של פגישות וסגירות ובניית יעדים חדשים בהתאם.
היעדים חייבים להיות כמותיים ומדידים וחייבים להיות תחומים בזמן !!! למשל להגדיל את כמות הלקוחות החדשים ב 50% עד 31/12/2023. או לבצע 4 הדרכות לאנשי המכירות שלןנו עד 28/06/2023 וכו'.
בשלב הבא, לוקחים את תוכנית העבודה השנתית ומחלקים אותה לחודשים כשלכל חודש יש את היעד שלו במיוחד אם הוא מושפע מגורמים של עונתיות למשל.
את תוכנית העבודה החודשית מחלקים לתוכנית עבודה שבועית.
את תוכנית העבודה השבועית מחלקים לתוכנית עבודה יומית וקובעים תאריכים לבדיקת התוצאות של העמידה ביעדים, מה שנקרא בקרה על תוכנית העבודה. אם אינכם עומדים בתוכנית העבודה וביעדים, תוכלו לתקן או להשתפר, או לשנות את היעדים ולהתאימם למציאות המשתנה.
אז – האם יש לכם בעלות ובעלי עסקים יקרים תוכנית עבודה שנתית מפורטת??? אם לא – שנת 2023 מחכה לתוכנית העבודה שלכם.
בהצלחה.
